هر یک از کارکنان یا کارمندان یک سازمان می‌توانند تحت تأثیر آثار منفی کارهای به تعویق‌افتاده قرار گیرند. اهمال کاری در انجام وظایف محوله، تنها ناشی از تنبلی کارکنان نیست. به این علت که بسیاری از کارکنان در زمان‌های نزدیک به ددلاین، به یکی از سخت‌کوش‌ترین کارکنان سازمان تبدیل می‌شوند.
در حقیقت اهمال کاری در انجام وظیفه و به تأخیر انداختن مسئولیت‌ها، فرآیندی پیچیده است که می‌تواند ناشی از دلایل مختلفی باشد. در این مقاله ضمن اشاره به دلایل مختلفی که به بروز چنین رفتاری در سازمان منجر می‌شود، به این سوال پاسخ می‌دهیم که: «چگونه جلوی به تعویق انداختن کارهای محوله در سازمان را بگیریم؟».
دلایل به تعویق انداختن کارهای محوله در سازمان
مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها به مهارت‌های مختلفی برای جذب نیروهای کاری موردنیاز خود توجه می‌کنند. در‌این‌‌بین مهارت و توانایی در تصمیم گیری و مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که معمولا در آگهی های استخدام شرکت‌ها به این نوع از مهارت‌ها اشاره می‌شود.
مهارت در تصمیم گیری و مدیریت زمان، امکان اجرای یک برنامه ریزی در سبک زندگی شخصی و محیط کار را ایجاد می‌کنند. یکی از فواید تقویت این مهارت‌ها، کاهش احتمال تعلل شما در به تعویق انداختن کارها است. هرچند اهمال کاری دارای ابعاد و دلایل مختلفی است.
برای کاهش احتمال تعلل شما در انجام وظایف و مسئولیت‌ها، بهتر است دلایل و ریشه‌های به تعویق انداختن کارها را شناسایی کنیم. هر یک از کارکنان ممکن است به دلایل مختلفی دچار عادت به تعویق انداختن کارها شوند. به همین دلیل نمی‌توان یک نسخه واحد را برای تمام کارکنان سازمان جهت کاهش اهمال کاری در نظر گرفت.
تنبلی، فشارهای کاری بیش‌ازاندازه در محیط کار، احساس اشباع شدن و دست یافتن به تمام اهداف شغلی، فقدان انگیزه یا وجود یک برنامه ریزی منسجم، ضعف در مهارت مدیریت زمان یا سایر مهارت‌های شغلی و کمال‌گرایی، ازجمله مهم‌ترین دلایل برای به تعویق انداختن کارها و مسئولیت‌ها در یک سازمان هستند.
در ادامه به چند نکته ساده برای مقابله با اهمال کاری اشاره خواهیم کرد. شما می‌توانید از این نکات برای افزایش کارایی خود در سبک زندگی شخصی و محیط کار استفاده کنید.
راه‌کارهایی برای مقابله با به تعویق انداختن کارها در سطح فردی
صرف‌نظر از این موضوع که اهمال کاری و عادت به تعویق انداختن کارها می‌تواند برای یک سازمان مشکل ساز باشد، اهمال کاری می‌تواند روی سلامتی کارکنان سازمان تأثیر منفی داشته باشد. در ادامه به راه‌کارهایی برای مقابله با عادت به تعویق انداختن کارها اشاره خواهیم کرد که در سطح فردی قابل انجام هستند.
به شروع کار اهمیت بدهید
هنگامی‌که یک پروژه یا وظیفه جدیدی به شما سپرده می‌شود، بدون توجه به عوامل حواس‌پرتی کار موردنظر خود را شروع کنید. در هنگام انجام یک پروژه خاص، فقط روی همان کار تمرکز کنید. اگر اجازه ندهید انجام سایر وظایف روی شروع کار جدید تأثیر بگذارند، احتمال تعلل شما برای انجام کار جدید کاهش می‌یابد.
برای انجام کار برنامه ریزی کنید
بعد از شروع کار جدید، کافی است پروژه موردنظر را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. برای هر یک از بخش‌های پروژه، یک زمان مشخص در طول هفته اختصاص دهید. در این روش به‌جای توجه روی اهداف کلی، روی اتمام وظایف مربوط به هر یک از بخش‌ها تمرکز کنید.
آگاهی از خود را افزایش دهید
سعی کنید نسبت به روند اهمال کاری و عادت به تعویق انداختن کارها حساسیت بیشتری به خرج دهید. با این کار می‌توانید زمان شروع اهمال کاری و به تعویق انداختن کارها را شناسایی کنید. اهمال کاری می‌تواند در هنگام شروع کار یا در هنگام انجام وظایف اتفاق بیفتد. اگر به‌خوبی می‌توانید کاری را شروع کنید اما تمرکز روی ادامه فعالیت‌ها برای شما دشوار است، روش‌هایی را که به افزایش تمرکز شما کمک می‌کنند پیدا کنید.
عوامل حواس‌پرتی را شناسایی و حذف کنید
اراده شما برای شروع کار یا ادامه فعالیت‌ها ممکن است دچار تغییراتی شود. اگر توانسته‌اید یک کار جدید را به‌خوبی شروع کنید اما دریافت پیامک یا یک ایمیل دائما موجب حواس‌پرتی شما می‌شود، بهتر است در مقابل این عوامل حواس‌پرتی هوشیار باشید.
چنانچه مطمئن شوید که دسترسی به عوامل مشکل ساز برای اتمام یک پروژه نیازمند صرف زمان و انرژی است، این موضوع می‌تواند احتمال تعلل شما را برای انجام کارها کاهش دهد. یک راه‌حل مفید یادداشت کردن عوامل حواس‌پرتی در محیط کاری است. با نوشتن این عوامل مشکل ساز برای انجام کارها، می‌توانید بعد از اتمام ساعات کاری از این عوامل به‌عنوان جایزه و پاداش برای خودتان استفاده کنید.
کمال‌گرا نباشید
کمال‌گرایی یکی از ویژگی‌هایی است که انجام کارها را دشوار می‌کند. اگر پروژه‌ای در اختیار دارید که انجام آن برای شما بسیار دشوار است، بهتر است به‌جای به تعویق انداختن آن هرچه سریع‌تر کار را شروع کنید. برنامه های خودتان را یادداشت کنید. پیشنهاد می‌کنیم هر اقدامی که برای انجام پروژه به نظر شما می‌رسد در اولین فرصت انجام دهید.
روش کاری خود را تغییر دهید
همواره یک روش کاری نمی‌تواند برای انجام تمام وظایف و مسئولیت‌ها موثر باشد. اگر در انجام پروژه جدید نمی‌توانید از روش همیشگی استفاده کنید، روش کاری خود را تغییر دهید. روش سازمان‌دهی یا طرز تفکر خود را درباره انجام یک کار تغییر دهید.
اگر تصمیم گیری و اولویت‌بندی در انجام کارها برای شما دشوار است، می‌توانید از اصل آیزنهاور برای این منظور استفاده کنید. روش‌های مختلف را امتحان کنید تا به موثرترین روش برای انجام کارها دست پیدا کنید.
راه‌کارهایی برای مقابله با به تعویق انداختن کارها در سطح سازمانی
در برخی از مواقع برای کاهش اهمال کاری و مقابله با به تعویق انداختن کارها، به انجام اصلاحاتی در سطح سازمانی نیاز است. اقداماتی که در بخش قبلی مورداشاره قرار گرفت، می‌تواند احتمال تعلل شما را در سطح فردی کاهش دهد.
این در حالی است که با اجرای اقداماتی موثر در سطح شرکت یا سازمان، می‌توان سیستم موجود را برای افزایش کارایی کارکنان بهبود بخشید. در ادامه به اقدامات و راه‌کارهایی اشاره می‌کنیم که یک سازمان می‌تواند برای کاهش احتمال تعلل شما و سایر کارکنان مورداستفاده قرار دهد.
ایجاد تغییر در روش تخصیص وظایف
تغییر در روش اعطای وظایف می‌تواند در رابطه با مدیریت زمان باشد. به‌عنوان‌مثال با بررسی و تجدیدنظر در ددلاین‌های در نظرگرفته‌شده، می‌توان احتمال وقوع اهمال کاری در انجام کارها را به شکل چشم‌گیری کاهش داد.
ایجاد برنامه های زمانی مشخص می‌تواند تأثیر مثبتی بر کاهش احتمال تعلل شما داشته باشد. بهتر است پروژه‌ها به بخش‌های مختلف تقسیم‌شده و از اعطای وظایف کلی و بسیار زیاد به افراد جلوگیری شود. در این صورت با ایجاد برنامه های زمانی مشخص برای هر بخش از پروژه، اولویت‌بندی مناسبی برای انجام کارها ایجاد می‌شود.
تشویق کارکنان
یکی از دلایل اهمال کاری که پیش‌تر به آن اشاره شد، عدم داشتن انگیزه کافی برای شروع کار یا اتمام وظایف است. با ارائه پاداش‌های مختلف به کارکنان، به‌راحتی می‌توان با این عامل ایجادکننده تعلل و تأخیر در انجام کارها مقابله کرد.
چنانچه کارمندی توانسته است کار خود را زودتر از زمان مقرر به پایان برساند، ارائه پاداش می‌تواند انگیزه مضاعفی را برای شروع کارهای آتی در فرد ایجاد نماید. همچنین این کار موجب ایجاد یک حس رقابت برای انجام وظایف در بین کارکنان سازمان خواهد شد.
ارائه سیاست‌های تشویقی و اهدای جوایز در فواصل زمانی کوتاه‌مدت، سطح رضایت شغلی را در بین کارکنان افزایش داده و از تنش‌ها و استرس‌های کاری کارمندان می‌کاهد. همچنین اعطای پاداش، بهره‌وری و کارایی کارکنان را به شکل قابل‌توجهی افزایش می‌دهد.
جمع‌بندی
عادت اهمال کاری و به تعویق انداختن کارها در سبک زندگی شخصی و محیط کار، موضوعی پیچیده است که باید از ابعاد مختلفی موردبررسی قرار گیرد. در این مقاله با طرح این سوال که: «چگونه جلوی به تعویق انداختن کارهای محوله در سازمان را بگیریم؟»، راه‌کارهایی را برای مقابله با اهمال کاری در سطح فردی و سازمانی ارائه نمودیم.
با استفاده از چند نکته ساده که برای مقابله با اهمال کاری و کاهش احتمال تعلل شما در انجام وظایف و مسئولیت‌ها بیان شد، می‌توانید کارایی خود را افزایش داده و از بروز استرس و فشار کاری در محیط کار خود جلوگیری کنید.
